איך להספיק יותר בפחות זמן | 6 טיפים איך להיות יעיל ופרודוקטיבי

לא משנה מה אתם עושים ואיפה אתם עובדים - כולם מחפשים דרכים להיות יותר פרודוקטיביים בעבודה. העניין הוא שכמויות מוגזמות של קפאין והכנת רשימות לא יקרבו אתכם לפרודוקטיביות גבוהה יותר. בתשובה שלי אשתף אתכם על איך אתם יכולים להגדיל את היעילות והפרודוקטיביות שלכם במהלך היום.

אל תטעו, אני רחוק מלהיות מושלם, עד היום יש לי ימים שאני לא מבין מה עשיתי בהם ולאן הזמן ברח. מה שכן ימים כאלה הופכים להיות יותר ויותר רחוקים כי הצלחתי להבין מה עובד בשבילי.

אם תקחו מהמאמר הזה דבר אחד שיכול לעזור לכם, אז אני מבחינתי עשיתי את שלי.


אז אלה הדברים שעוזרים לי להגדיל את הפרודוקטיביות היומית:

פעילות גופנית על הבוקר: לפני שאביב הבן הבכור שלי נולד הייתי הולך לחדר כושר על הבוקר ומתאמן שעה וחצי, אבל מאז שהוא נולד, הבנתי שאם אשאיר את אשתי לבד על הבוקר, רוב הסיכויים שהיא תתגרש ממני, אז בגלל שאני לא רוצה שזה יקרה, עברתי לאימונים קצרים של 15 - 20 דק׳ כדי להניע את מחזור הדם שלי. פעילות גופנית על הבוקר משפרת את השליטה העצמית, כמו גם את רמות האנרגיה לאורך כל היום. וכמו שלמדתי בעצמי, לא חייב לבצע פעילות גופנית של שעה וחצי, גם פעילות של 10 - 15 דק׳ בשעות הבוקר יכולה להשפיע לטובה.

הגדרת יעדים ברורים ליום העבודה: כשאני מגדיר יעדים ברורים אני מעלה את תחושת הביטחון והשליטה שלי. אני בוחר כל בוקר 3 פעולות שאם אעשה אותם הם ישפיעו בצורה המשמעותית ביותר על היום. לאחר שאני מבין מה אני רוצה לעשות במהלך היום, אני פורט איך אני הולך לבצע אותם. אם למשל ה״מה״ שלי הוא לעבוד על ערוץ היוטיוב שלי, אז ה״איך״ שלי הוא לכתוב 2 תסריטים לסרטונים ולפרוט אותם לנקודות. מעבר לזה שאני יודע מה אני רוצה להשיג אני גם מבין מה אני צריך לעשות במהלך היום.

מה גם שיש לי ימים מוגדרים לכל סוג פעילות, למשל ימי ראשון מוקדשים לפיתוח עסקי ימי שני וחמישי לנוהל ההפצה של התכנים שלי ולאחר מכן לפגישות עם לקוחות, ימי שלישי לצילומים ולעריכת הסרטונים וכן הלאה. חלוקת הימים עוזרת לי להישאר ממוקד בצרכים השונים של העסק שלי.

מציאת גנבי הזמן: לכולנו יש גנבי זמן אבל רובנו לא מודעים מה הם. אם תצליחו לזהות את גנבי הזמן הכי גדולים שלכם, אלה שמסיחים את דעתכם וזורקים אתכם מהמסלול, תשפרו את הפרודוקטיביות שלכם במהרה. גנבי הזמן הכי גדולים שלי הם אימיילים, רשתות חברתיות והודעות מיידיות. במשך יותר מידי זמן הייתה לי נטייה לחשוב שאני חייב להיות זמין לכל מייל והודעה אפשרית כדי להצטייר בתור איש מקצוע איכותי, הבעיה היא שהכניסות הבלתי פוסקות האלה גרמו לי לאבד את הפוקוס שלי ובפועל הייתי עסוק יותר בכיבוי שרפות מאשר בפיתוח העסק ובבניית החוויה שאני יכול לתת ללקוחות שלי.

יש מספר אפליקציות שעוזרות להתגבר על הגירויים האלה, אבל מצאתי שהדרך הפשוטה ביותר היא להפעיל את מצב המיקוד בטלפון שפשוט מכבה את כל ההתראות. במידה ואתם לא רוצים להצטייר כאנשים שהזמן שלכם חשוב מידי בשביל לענות לאחרים, אתם יכולים לייצר הודעות אוטומטיות בוואטסאפ ביזנס שמסבירות את הסיבה שאתם לא זמינים ושתחזרו ברגע שתתפנו.

עכשיו, לאלה מבינכם שהרשתות החברתיות הן חלק בלתי נפרד מהעבודה, אני לא אומר שתתנתקו בצורה מוחלטת, מה שכן אני אומר הוא שהכניסה הבלתי פוסקת כל 5 דק׳ לבדיקת ההתראות רק פוגעת בתפקוד היומי שלכם. מה שאתם יכולים לעשות הוא לראות באיזה שעות חשוב שתיהיו זמינים בהם, ואז לנסות לרכז הפעילות החברתית שלכם לזמנים מוגדרים. ככה מצד אחד תוכלו להתרכז בפיתוח העסק ומצד שני להיות זמינים חברתית.

4. חוק ה90 | 20 | 90 - פרקי עבודה מוגדרים: בני האדם לא יכולים להתמקד במשך תקופות זמן ארוכות. המדע הוכיח כי המוח שלנו יכול להחזיק מעמד 90 דקות ברמות אופטימליות (בתדירות גבוהה) לפני שהוא מאבד ריכוז, ולאחר מכן הוא זקוק להפסקה של כ -20 דקות. חוק ה90 | 20 | 90 מבוסס על משהו שנקרא ״מחזור הפעילות הבסיסית של מנוחה״, שקיים דרך אגב גם במהלך השינה. אם תרכבו על הגל המחזורי הזה, שגופנו פועל על פיו באופן טבעי, תשפרו משמעותית את הפרודוקטיביות היומית שלכם. מה שאני עושה כדי לשמור על החוק הזה הוא להפעיל טיימר בפלאפון שלי שמצלצל ברגע שנגמרות לי ה90 דקות, ולאחר מנוחה של 20 -25 דק אני חוזר שוב לעבודה.

5. בחרו במשימה אחת כל פעם: הרבה אנשים משתמשים במושג מולטי טסקינג אבל בתאכלס מה שהם בעצם עושים הוא לעבור מפעולה לפעולה בצורה מהירה וכל המעברים האלה רק גורמים להם להרגיש עייפים יותר. מחקרים מראים שרק 2% מבני האדם מסוגלים לבצע ריבוי משימות בצורה יעילה. מה שאומר ש 98% הנותרים למעשה מקטינים את התפוקה שלהם אפילו מבלי להבין זאת. מה גם שהרבה פעמים אנחנו מתבלבלים בין ריבוי משימות לבין הסחות דעת. למשל עובדים שמשתמשים במחשב לעבודה מוסחים בממוצע כל 10.5. סטודנטים שמביאים את המחשבים הניידים שלהם לשיעור לא מצליחים להתרכז, בגלל ש62% מדפי האינטרנט שהם פותחים במהלך השיעור לא קשורים להרצאה. לסיכום, בפעם הבאה שאתם יושבים לעבוד פשוט תתרכזו במשימה אחת.

6. תגידו לא בתדירות גבוהה יותר: כשאנחנו אומרים ״כן״ להצעות ספונטניות, אנחנו בעצם אומרים ״לא״ לפעולות שתכננו מראש. אז במידה ואני מקבל שיחת טלפון מחבר / קולגה שמציע לי להיפגש לארוחת צהריים (שברוב המקרים תיקח יותר מחצי שעה תמימה) אז אני פשוט מסרב בנימוס. במידה ואותו בנאדם חשוב לי אני מציע חלופה אחרת וקובע בזמן שפנוי לי ביומן. עכשיו בגלל שאני באנדם ספונטני מטבעי מה שאני עושה הוא להשאיר חלקים ריקים ביומן שלי שמיועדים לשיחות טלפון והצעות מעניינות שיכולות להגיע. אני מנסה לשמור על איזון שבין ספונטניות מוחלטת שפוגעת בתפקוד לספונטניות מחושבת שמשתלבת עם סגנון החיים שלי.

לסיכום, אלה הם הדברים העיקריים שמגדילים לי את הפרודוקטיביות היומית :

  1. פעילות גופנית בתחילת היום.

  2. הגדרת יעדים ברורים ליום העבודה.

  3. מצאו את גנבי הזמן שלכם.

  4. פרקי עבודה מוגדרים - חוק ה90 | 20 | 90.

  5. התמקדו במשימה אחת בכל פעם.

  6. פשוט אמרו ״לא״. (כמובן שבצורה מכובדת).